משרד העתיד חלל שיתופי עדי אדליס
ואז פרצה מגפה
משחר ההיסטוריה אנו עדים לכוחן והשפעתן של מגפות על תכנון ערים ואדריכלות. נזכיר בקצרה את בניית מערכות הניקוז המרכזיות בלונדון ובפריז בעקבות מגפות הכולרה בתחילת המאה ה-19, מרפסות השמש שצצו בלונדון בעקבות מגפת השחפת, הסארס שהוביל לבניית בתי חולים ייעודיים לבידוד בטאיוואן ועוד סיפורים רחוקים. גם למשברים ואסונות יש כח לשנות את פני התכנון, כמו אסון התאומים שהביא לתכנון מחודש של כל שדות התעופה בעולם ומלחמת המפרץ שבעקבותיה נחקק חוק הממדי"ם בישראל.
ואז פרצה מגפת הקורונה. בוקר אחד, כמעט ללא כל הכנה מוקדמת, נשלחו כל עובדי המשרדים הפתוחים לעבוד מהבית. זוהי נקודת זמן היסטורית בה טיפולוגית המשרד הפתוח, כפי שאנחנו מכירים אותה כיום, עומדת להשתנות לעד. תקופת הסגר והעבודה מרחוק לימדו ארגונים, שעבודה מהבית הנה פרודוקטיבית ואפקטיבית, חוסכת משאבים רבים לארגון, חוסכת זמן יקר לעובד ומאפשרת לו איזון חיים/עבודה טוב יותר.
אין ספק כי ערכי המשרד הפתוח: קולבורציה, חדשנות, ויצירת תחושת קהילה, הושפעו מפרוץ מגפת הקורונה והמעבר לעבודה מהבית. כעת, תפקידם של מעצבי פנים ואדריכלים הוא לסייע לחברות לחזור לחללי העבודה ולהתאים את החלל למצב החדש, תוך שמירה על שלומות ובריאות העובדים.
בימי הסגר הראשונים העובדים נהנו מתחושת חופש ושינוי מרענן שנפל עליהם בהפתעה, אך מהר מאוד, עם ההבנה שזו עומדת להיות תקופה ארוכה, יחד עם הקושי שנוצר אצל מי שמטופל בילדים צעירים, או מתגורר בדירה קטנה, התחושה הזו התחלפה בבהלה וגעגועים לשגרה ולעבודה מהמשרד. אך האדם הוא יצור סתגלן, ויחד עם ההתמקצעות של הארגונים והעובדים בעבודה מרחוק, גם העובדים גילו את היתרונות הרבים שבעבודה מהבית. ארגונים רבים שלחו לעובדיהם ציוד הביתה, כיסאות ארגונומים, מחשבים, מסכים גדולים ועוד. גוגל העניקה 1000$ לשדרוג המשרד הביתי לכל עובד, וחברות רבות שלחו לעובדיהן מתנות עידוד לאורך התקופה.
גוגל, אמאזון, פייסבוק ועוד חברות רבות אחרות, הכריזו על עבודה מהבית לתקופה ארוכה, חלקן עד לסוף 2020, ואילו ג'ק דורסי, מנכ"ל טוויטר הכריז כי יאפשר לחלק מעובדיה לעבוד מהבית לתמיד. תקופה זו של משרדים ריקים מאדם, מאפשרת לחברות לארגן את משרדיהן מחדש.
קול קורא
אך כיצד עושים את זה? כיצד מחזירים מאות ואלפי עובדים לחללי עבודה פתוחים וצפופים?
חברנו למחקר בנושא חללי עבודה פתוחים בעידן הפוסט קורונה, הנערך בימים אלו בתוכנית לתואר שני, מסלות ניהול עיצוב, בבצלאל, על ידי מעצבת הפנים עדי אדליס ובהנחייתו של אלעד פרסוב להוצאת קול קורא. הזמנו את קהילת המעצבים והמתכננים בישראל לשלוח רעיונות ומחשבות על עולם המשרדים החדש, ביום שאחרי המגפה, בפורמט פתוח.
מטרת הפורמט הפתוח היתה לאפשר למשיבים להפליג במחשבות ולדמיין את העולם שמצפה לכולנו בעוד חודשים ספורים. את המחשבות המעניינות ביותר נציג כאן:
אדריכל מיקי קורנהויזר המחיש את הלך הרוח של אלו שנהנו מהבידוד החברתי וכתב "בתמונה המצורפת יש המחשה לעמדת העבודה האידאלית שאי פעם תכננתי. חפה מכל קרבה,שקטה, מעוררת השראה וממחזרת ריהוט ישן".
העיתונאית דשה איליאשנקו כתבה סיפור דמיוני עתידני קצר והפליגה במחשבות על עולם של הפרדה פיזית כמעט מוחלטת:
Elevator ride was one of the most exciting and pleasant moments of the day. Boaz called it Ferris wheel”: you get into a single-person booth with two transparent walls on each side, and while the wheel turns round, you contemplate other fish in these pseudo-aquariums. No buttons: booths stop on each floor for 30 seconds, long enough for a person to get out and enter. Missed your floor? Stay for another circle or go around to the other side of the lift shaft to get down
בצד הפרקטי, מעצבת הפנים ליאת תמר מיטרני, התייחסה לבעית הריחוק הפיזי הבוערת והציעה חלופה מעניינת לחדר הישיבות המסורתי: "העמדה מחודשת לחדר ישיבות במשרד קיים בהתאם לתקנות וללא שינוי בקירות ובבינוי. השינוי התבסס על החלפת הריהוט והרחקת מקומות הישיבה של המשתתפים בחדר במרחק 2 מטר אחד מהשני, על מנת לאפשר לעסק ולמשרד לקבל את התו הסגול ולחזור לעבודה בחלל זה במיידי".
ליאת תמר מיטרני מעצבת פנים
המעצב הגרפי מוטי קלפל חוזה משרדים שנשארים במצב הראשוני שלהם כמרחבים פתוחים: "לדעתי תהיה תוספת של מחיצה שכולה או חלקים ממנה יהיו כממברנה חדירה למחצה – ממברנה סינתטית שמעבירה מולקולות או יונים מסוימים ומונעת את מעברם של אחרים, מחיצות שעשויות מחומרים גמישים, סינתטיים".
אנחנו כמובן לא היחידים שמחפשים פתרונות ישימים ומהירים להחזרת חללי העבודה הפתוחים לעבודה, חברת הנדל"ן המסחרית Cushman & Wakefield, שעזרה בחודשים האחרונים לכ-10,000 חברות סיניות להחזיר את עובדיהן למשרדים, פיתחה את ה"Six Feet Office" המציעה חיווי ויזואלי על גבי הרצפה, המסמן את מרחב שני המטרים להרחקת עובדים זה מזה.
המשרד החדש
לאט לאט נאספים יותר ויותר פתרונות מידייים ופתרונות ארוכי טווח, שיאפשרו את החזרה לעבודה בחללי המשרד השונים. המשרדים יהפכו להיות ללא מגע יד, הרבה יותר מרווחים, בריאים יותר ופרטיים יותר.
אך האם באמת נחזור למשרד כפי שהכרנו אותו?
אם לפני 4 חודשים חשבנו שנחכה כמה שבועות שהמגפה תסתיים ונחזור למשרד, הרי שבמהלך התקופה הזו הן העובדים והן הארגונים עברו סדנה מהירה בעבודה מרחוק, והסקת המסקנות לא איחרה להגיע.
עובדים רוצים לעבוד מהבית, או לפחות לשלב עבודה מהבית ועבודה מהמשרד. העבודה מהבית חוסכת שעות של נסיעה ועמידה בפקקים, מאפשרת איזון חיים / עבודה בריא יותר, מאפשרת לבחור מקום מגורים ללא קשר למקום העבודה ומאפשרת עבודה שקטה ומרוכזת במהלך היום, ללא הסחות דעת.
המעסיקים מבינים שעבודה מהבית היא פרודוקטיבית ואפקטיבית, הם נהנים מחיסכון עצום בעלויות נדל"ן, חניה ודלק ומהאפשרות לגייס טאלנטים ללא תלות גאוגרפית.
אך לצד היתרונות הרבים קיימים גם לא מעט אתגרים, העובדים נאלצים להקדיש נדל"ן ביתי יקר לטובת מרחב עבודה נוח, לשדרג את הריהוט של המשרד הביתי כך שיתאים לשעות עבודה ארוכות, לדאוג לחיבור אינטרנט חזק ורציף ומיחשוב מתאים. הם משלמים יותר חשמל ודואגים בעצמם לארוחות שהיו רגילים לקבל במשרד, הם נאלצים להתגבר על תחושת הבדידות שבעבודה מרחוק, יש המתקשים להפריד בין זמן עבודה לזמן פרטי ויש המתקשים בניהול עצמי. המעסיק מצידו נאלץ לדאוג לשמירה על קווי תקשורת פתוחים עם צוותי העבודה ועם הלקוחות.
למעשה, ארגונים שחושבים על חזרה לשגרה, צריכים בשלב הראשון להגדיר כיצד תראה שגרת העבודה החדשה בארגון שלהם, על הציר שבין 100% עבודה במשרד ועד 100% עבודה מרחוק, קיימות אפשרויות רבות: שילוב של עבודה מרחוק ועבודה במשרד, עם עמדות קבועות או מזדמנות (החוסכות נדל"ן מצד אחד, אך מחייבות שמירה קפדנית על הגיינה מאידך), משרד קולבורציה המכיל בתוכו מרחבי שיתוף פעולה שונים בלבד, ללא עמדות עבודה אישיות ועוד.
ההחלטה צריכה להתבסס על ניתוח הטיפולוגיה הנוכחית של חלל המשרדים של החברה, התרבות הארגונית, סגנון הניהול ותהליכי העבודה שלה. כדי ללמוד טוב יותר את צרכי החברה ואופייה וכדי להטמיע בקלות את השינויים הצפויים, כדאי לעשות מהלך של שיתוף העובדים והמנהלים, שיעזור למתכנן ולחברה ללמוד ולהבין את הצרכים והרצונות של העובדים. מהלך הלמידה הזה יקח בחשבון את כל האתגרים והחסרונות שהעובדים עשויים להיתקל בהם בעבודה מרחוק ולהציע עזרה גם בהם.
הבנת מיקום החברה על הציר, תעזור למתכנן להציע טיפולוגיה חדשה למשרד המתאימה לקונסטלציה הרצויה של הארגון והעובדים, שילוב נכון בין ימי עבודה מרחוק וימי עבודה במשרד, הכל תוך שמירה על ערכי החלל הפתוח, שמירה על ריחוק חברתי ושלומות ובריאות העובדים.
לסיכום, אם תשאלו אותי היום, כיצד ייראו משרדי העתיד, אני מאמינה שרוב המשרדים יעברו למתכונת של משרדי קולבורציה, אנחנו נראה חלל גמיש, עם עירוב של חדרי ישיבות בגדלים משתנים, אזורי ישיבה בלתי פורמליים אך נוחים לעבודה, אזורי ישיבה שקטים לקבוצות, לא יוותרו על קפיטריה מרווחת וגם בה אפשר יהיה להתיישב עם לפ טופ או עם חברי צוות, מעט מאוד עמדות עבודה אישיות ושטחי החוץ יטופחו ויאפשרו עבודה באוויר הפתוח.
מה נראה פחות ופחות? אזורים בלתי פורמליים במשרד כחדרי יוגה, משחק, חדרי שקט וכדומה. שכן העובדים יגיעו למשרד פעם או פעמיים בשבוע בלבד, כדי לערוך מפגשים, כשאת מירב העבודה יעשו מהבית.
למה לא רק עבודה מרחוק? כי אנחנו זקוקים לעונג הפשוט שבמפגש קפה עם חבר לעבודה, להפרדה מידי פעם בין הבית לעבודה ולשיחת מסדרון אקראית המקדמת יצירתיות וחדשנות.
מהו המחיר ששוק הנדל"ן למשרדים ישלם? קרוב לוודאי שגבוה מאוד. אלפי מטרים ישארו ריקים ונראה מגמה מבורכת של עירוב שימושים בבנייני המשרדים עם כניסה של מסחר ומגורים אליהם.
ולמה שתשאלו אותי דווקא היום? כי בקצב השינויים הנוכחי, קרוב לוודאי שבעוד חודשיים התמונה תראה לגמרי אחרת.
עדי אדליס, מעצבת פנים וסטודנטית לתואר שני בעיצוב תעשייתי, מסלול ניהול עיצוב וחדשנות, בצלאל.